作者：朱达雅
诗歌投影片如何有效的管理，看似一件小事却常常令人头痛，因为有时投影片夹内乱成一团，总是找不到自己要用的投影片，有时只好自行再重覆製作投影片真是浪费又耗时，因此对于使用者而言，如何方便而快速的找到需要的投影片是相当重要的，而教会负责管理投影片的同工如何在小事上忠心，成为投影片的好管家，或许就需要一点小技巧了，笔者曾经整理大量的诗歌投影片，因此提供以下方法作为参考，或许不是最好的方法却是笔者实际做过而不错的方法。
§步骤一§
利用Excel将资料建档，栏位分为 编号、歌名、歌词首句、调性(曲调)、节拍(4/4，3/4..)、出处一、出处二
编号：
X-001， X-002 … X为歌名首字的笔划，例如"全心讚美"这首诗歌的歌名第一个字是「全」，笔划为六划，因此编号为6-001，依此类推， "以马内利"这首歌「以」字为五笔划，编号则为5-001，而"平安的君王"的「平」字也是五划的，所以依序为5-002，此批建档结束后可能首字为五笔划的已经从5-001排到了5-087，则下次再有五划首字的诗歌加入，我们就为他接续编号为5-088。
歌名：
建档便于日后排序查询用，稍后会再详细说明。
歌词首句：
许多时候在查询投影片时并不知道诗歌出自哪一本歌本（出处），却又记不得诗歌的歌名，我们通常不太记得歌名却会唱这首歌，所以第一句歌词的建档将有助于日后快速查到我们要的投影片。对于电脑输入慢者需要有耐心将档桉建构起来，即使有六百首歌要建档，一天输入二十首，一个月即可完成。
调性及节拍：
是提供查询者即时查到的歌曲调性，例如选歌时作为参考用，或是在没有谱时提供司琴作为和弦抓取。
出处：
即歌本名称及首数，但是有些诗歌会收录在二个歌本以上，例如"以马内利" 在灵粮新韵和新歌颂扬都有出现，所以必须要有出处一、出处二，你可以固定某几个歌本都列于出处一，某几个歌本列于出处二，例如新歌颂扬、基督是主都建档于出处一，而灵粮新韵、新灵粮诗选等建档于出处二。例如"全心讚美"为新歌颂扬的第256首，因此于出处一建档为「新歌颂扬256」。
★小技巧★
若两首歌的歌本出处相同，可在excel中複製整个储存格，再更改首数的方式，以增加资料建档效率。
§步骤二§
利用Excel排序功能分别依照歌名、歌词首句、出处一、出处二 排序后印出查询表三份。(出处一、出处二可合併为一份，只要在排序时第一顺位「主要键」选"出处一"、「次要键」第二排序选"出处二"即可)
通常在查询投影片时大多是依照出处、歌名或歌词首句这三种可能资讯来查询，例如我想查「新歌颂扬」第２５６首，可以翻到以"出处"排序的页面，很快就可以查到新歌颂扬２５６的编号为6-001，立即可从投影片夹找到它。若要查歌名为"古旧十架"这首歌，则可翻至歌名排序的列表，依笔划排序找到五划的歌曲列表，很快就可以找到它，并且在列表中可以马上看到其它相关资料(调性、出处、投影片编号等)。
可能你会觉得何必如此麻烦，直接将投影片依照歌本分类放在不同资料夹就可以了，但是依笔者经验发现许多时候查询者并不知道歌曲出处，却只记得歌名或歌词首句。碰到这种情形，查询者就必须在每本投影片夹中慢慢寻找，并且经常因为找不到需要的投影片而被迫自行製作。有些歌本会提供诗歌第一句的简谱查询，但是对建档而言过于困难，所以并不建议使用，当然也可以试着做做看。(我以前没做过，但若是愿意尝试，应该可以仅记录简谱数字，不要考虑节拍。亦即等于只是把简谱，当做一组简单的数字排列使用。)
§步骤三§
电脑建档后在投影片上(或套子外)用标籤贴上编号，并将投影片依照编号放入资料夹，例如1-001至5-032放在第一本资料夹，6-001至9-025放在第二本资料夹，以此类推。
§步骤四§
公告投影片查询方法。
将投影片查询列表置于第一本投影片夹（或是另一个A4薄夹），共放置三种排序列表，分别为"依照「歌曲出处」排序"、"依照「歌名」排序"、"依照「歌词首句」排序"。查询者可自行选择需要的排序表查到所需的投影片编号，再由投影片夹内取出投影片即可，使用后依编号归还至投影夹内。
§步骤五§
日后增加新投影片的归档方法。
若有新的投影片可以先放在另一个独立的资料夹，每当累积到一定的量后再做电脑归档动作，将新的投影片加入Excel并将排序表更新。未归档的新投影片则可在其「新投影片资料夹」第一页放一张手写表格，若有新投影片放入时则先用笔在此页写入基本资料(歌名、歌词首句、调性、节拍、出处)，所以要找投影片的人在排序表找不到后只要再查阅此新投影片夹的手写表格，即可确定教会是否曾有製作过该投影片。若查询表内都找不到就必须製作新投影片，而此投影片用完后即放入「新投影片资料夹」，因此投影片管理仅需一阵子进行一次即可。
以上的方法看似繁杂，但是只要辛苦一次，投影片的管理就会变成相当轻鬆而简易的事，对于使用者而言更有相当大的帮助。
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